Nach einem Wasserschaden …
Aktensanierung – Digitalisierung – Aktenvernichtung
Wir bieten Ihnen alle Leistungen aus einer Hand …
von der Aktensanierung, über die Digitalisierung bis hin zur Aktenvernichtung. Ihre Vorteile:
Sie haben nur einen Ansprechpartner, der für Sie die einzelnen Leistungen plant, koordiniert und für eine reibungslose und schnelle Abwicklung sorgt. Wir sind erfahren und flexibel und können daher die Leistungen auf Ihre individuellen Anforderungen „maßschneidern“ – Sie sparen Kosten und erfüllen dabei alle erforderlichen gesetzlichen Bestimmungen.
Digitalisierung Ihrer sanierten Dokumente
Eine Digitalisierung Ihrer sanierten Dokumente ist nicht nur bei folgeschweren Wasserschäden empfehlenswert:
- Wenn Sie auf die sanierten Akten öfters zugreifen müssen, können diese je nach Stärke ihrer Schädigung leiden und nach einiger Zeit ggf. sogar unbrauchbar werden.
- Sanierte Dokumente sehen natürlich nicht „wie neu“ aus und Mitarbeiter gehen im Wissen des Schadenereignisses oftmals damit ungern um. Zudem können Papiere nach Brand- oder Abwasserschäden noch Restgerüche aufweisen.
- Teilweise zahlen Versicherungen nach einem Wasserschaden die Digitalisierung, um bei einem erneuten Schadensfall gerechtfertigten Entschädigungsleistungen vorzubeugen.
Revisionssichere elektronische Archivierung
Das Ergebnis sind unveränderbare digitale Kopien, die in der Qualität dem Original nicht nachstehen und in ihrer Beweiskraft auch vom Gesetzgeber anerkannt sind!
Sie erhalten das elektronische Archiv auf DVDs. Damit Sie auf die archivierten Daten schnell zugreifen können, werden alle gescannten Dateien nach Ihren Kriterien mit Schlagworten versehen. Eine DVD umfasst ca. 400 Ordner mit einer Zugriffszeit von nur 2 bis 3 Sekunden – eine echte Ersparnis im Vergleich zu den zeitraubenden Suchen in einem physischen Archiv und kalkulatorischen Kosten für die Archivräume.
Vernichtung der sanierten Dokumente
Sind Ihre Dokumente nach einem Wasserschaden erfolgreich saniert und digitalisiert worden, dann kann es Sinn machen, diese oder eine Auswahl davon zu vernichten, um unter Anwendung der Software-gestützten Suche die Kosten für die Archivräume einzusparen.
Die Akten werden in verschlossenen Sicherheitsbehältern gesammelt und von unserem zertifizierten und bundesweit tätigen Entsorgungspartner Reisswolf* nach höchsten Sicherheitsstandards (Bundesdatenschutzgesetz BDSG) der endgültigen Vernichtung in geschützten Entsorgungsanlagen zugeführt.
Mit unseren modularen Leistungskomponenten bieten wir Ihnen nicht nur ein auf Ihre Erfordernisse ausgerichtetes Maß an Sicherheit, sondern auch eine höhere Wirtschaftlichkeit gegenüber der Vernichtung mit Büroschreddern.
* Ende 2012 wurde der Firma Reisswolf das Datenschutz-Gütesiegel für den Prozess der Aktenvernichtung verliehen – insb. für seine Transparenz der Prozesse und Maßnahmen für eine geschlossene Datenschutzkette und ein einheitliches Qualitätsmanagement in allen Betrieben.
Wir scannen alles was in Papierform vorliegt …
und unabhängig von Format, Ablageform oder Zustand:
Format: Von Visitenkarten bis hin zu übergroßen Zeichnungen.
Ablageform: Ordner, Aktenmappen, einzelne Papiere, gebundene Unterlagen etc.
Zustand: Dokumente nach einer Wasserschaden-Sanierung und natürlich auch unbeschädigte Unterlagen.
Die Digitalisierung erfolgt nach Ihren Anforderungen …
hinsichtlich Auflösung, Farbe und Dateiformat:
Auflösung: Von einer Speicherplatzoptimierten (geringeren) bis hin zu Ergebnisoptimierten (hohen) Auflösungen.
Farbe: In schwarz-weiß, Graustufen oder in Farbe.
Dateiformat: PDF oder Bildformate wie TIFF, JPG etc.
Alles aus einer Hand
Sie erhalten bei uns alle Leistungen von der Aktensanierung, über die Digitalisierung bis hin zur Aktenvernichtung aus einer Hand. Wir helfen Ihnen, mit individuellen Konzepten Kosten einzusparen und gleichzeitig alle erforderlichen gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen.